[TOP 5] stvari, ki jih ne smemo pozabiti pri organizaciji dogodka

­­­Organizacija dogodka na prvi pogled izgleda preprosta stvar, a temu še zdaleč ni tako. V to nas je člane ŠSDMS-ja na ponedeljkovem predavanju Šnelkurs: mala šola vodenja ŠSDMS projektov prepričala bivša predsednica Nika Frece. A tudi vsi tisti, ki niste bili prisotni na predavanju, ne rabite skrbeti za to, da bi se vam kakšna pomembna informacija izmuznila. Za vas smo namreč pripravili nekaj pomembnih nasvetov, ki jih naslednjič, ko se boste lotili organizacije kakšnega projekta, enostavno ne smete pozabiti.

FINANČNI NAČRT

V svetu, v kakršnem živimo, se vse začne in tudi konča pri denarju. Zato je bistveno, da si pred začetkom snovanja dogodka izdelamo finančni načrt, ki predvideva, za kaj vse bomo potrošili denar. Najti moramo sponzorje, ki bodo naš projekt prepoznali kot koristen in nam ga pomagali izpeljati. Ne smemo pozabiti, da je pri mnogih stvareh mogoče marsikaj privarčevati. Tako lahko na primer pri dekoraciji in pogostitvi marsikaj postorimo sami oziroma s pomočjo naših prijateljev.

DELITEV DELA

Skupaj z drugimi udeleženci pri projektu si moramo razdeliti delo, kar nam bo pomagalo pri temu, da bo vse opravljeno hitro in učinkovito. Težiti moramo k temu, da vsak opravlja delo, ki mu je pri srcu, kar pripomore k produktivnosti. Na ta način se bo v ekipi ustvarila dobra kemija. Izbrati moramo tudi vodjo projekta, ki bo odgovoren za delo svojih podrejenih.

IZBIRA DOBRE LOKACIJE IN PRIMERNEGA DATUMA

Izbira dobre lokacije in primernega datuma dogodka se lahko pokaže kot ključna. Če je le mogoče, naj bo dogodek izveden na dostopni lokaciji, ki ponuja tudi možnost parkiranja. Poskrbeti moramo tudi za dejavnike, kot je denimo temperatura prostora. Ko razmišljamo o tem, kdaj bo dogodek potekal, se poskušamo izogniti raznim praznikom in počitnicam. Pozanimamo se tudi, kdaj bodo potekale prireditve v bližini, ki bi nam lahko prevzele obiskovalce, in izberemo kar se da nezaseden datum. O tem se moramo seveda posvetovati tudi z našimi častnimi gosti.

STRATEGIJA OGLAŠEVANJA

Ob poplavi medijev je ključno izbrati najprimernejše za oglaševanje našega dogodka. To je pomembno predvsem v primeru, da organiziramo javni dogodek, na katerega želimo privabiti čim več ljudi. Prvi korak predstavlja izbira ciljne skupine, ki ji nato prilagodimo strategijo oglaševanja. Ne smemo pozabiti, da moremo za dogodek izbrati primerno ime in slogan ter ustvariti zanimiv logo. Velja poudariti, da je mlajše občinstvo najlažje dosegljivo preko družbenih omrežij, medtem ko se na starejše obračamo preko klasičnih medijev. Tudi pri tem vidiku organizacije dogodka je pomembno poudariti, da moramo poiskati cenejše rešitve, ki bodo hkrati zadostile našim namenom.

POGOSTITEV

V primeru, da dogodek traja dlje kot le uro ali dve, je potrebno poskrbeti za pogostitev. Nihče si na svoji prireditvi seveda ne želi pustiti goste lačne in žejne. Pri tem se nam poraja vprašanje, kaj ponuditi. Celoten obrok ali le prigrizke? To je odvisno predvsem od števila gostov in denarja, ki ga imamo na voljo. Pomembno je tudi, ali se odločimo za pogostitev poskrbeti sami, ali za le to najeti dobavitelja. Pri manj formalnih dogodkih se bomo verjetno odločili za prvo možnost, bolj formalnih pa za slednjo.

Če se boste naslednjič, ko se boste lotili projekta, spomnili tega članka in na opravila, ki so bila navedena, smo dosegli svoj namen. Seveda pa to ne pomeni, da je vašega dela s tem konec. Priporočamo vam, da v knjižnici ali na spletu poiščete še več o t.i. “event managementu” in razširite svoj repertoar znanja s tega področja. Tako se bodo možnosti za napake znatno zmanjšale.

 

Avtor: Miha Kodrič

2017-11-11T22:56:24+00:00 November 11th, 2017|